Administrasi Perkantoran dan Sekretari

Menghasilkan tenaga Ahli Madya Administrasi Perkantoran dan Sekretari yang mampu mengelola perkantoran dan menjunjung tinggi Etika Profesi.

Lulusan dari program studi ini diharapkan memiliki kemampuan teknis tinggi (skilled) yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan tugas-tugas di bidang administrasi perkantoran dan kesekretarisan.

Program Studi Administrasi Perkantoran dan Sekretari Vokasi UI bekerjasama dengan IAPA (Indonesian Administrative Professional Association) yang menjadi wadah dari para praktisi yang berprofesi pada bidang administrasi secara luas. Sekretaris sebagai suatu profesi. Paradigma lama peran seorang sekretaris dipandang identik sebagai orang yang menangani dikte, pandai mengetik, atau dikatakan pekerjaan tulis menulis lainnya telah bergeser ke peran yang lebih kompleks.

Dewasa ini fungsi dan peran sekretaris telah mengalami perubahan yang sangat drastis. Bahkan sekarang istilahnya sudah menjadi “Administratif Asisten” sebagai posisi sekretaris yang ditetapkan oleh PSI (Professional Secretaries International) yang berfungsi menangani administrasi dan informasi yang diperlukan pimpinan. Pada bulan Agustus 1998, melalui konferensi di Atlanta, Georgia memutuskan mengubah organisasi PSI menjadi IAAP (International Association of Administrative Professionals).

IAAP mendefinisikan posisi Administrative Professional sebagai suatu profesi yang memiliki keahlian di bidang perkantoran, memiliki kemampuan untuk memikul tanggung jawab tanpa instruksi atasan, memiliki inisiatif dan pengendalian diri, kemudian membuat keputusan dalam skope tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Jenjang jabatan sekretaris adalah: yunior administrative assistant, administrative assistant, senior administrative assistant, executive assistant hingga office manager.

Dengan adanya penjenjangan jabatan sekretaris ini, akan memberikan peluang bagi para sekretaris untuk meningkatkan kemampuannya. Setiap jenjang jabatan sangat ditentukan oleh kompetensi yang dimiliki.

Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendapatkan posisi administrative professional, meliputi communication skills (listening, speaking and writing), human relation skills, decision making skills, technology skills, dan life-long learning skills.

FL2_4692

pengertian administrasi perkantoran dan Ruang lingkup perkantoran

A.Pengertian Administrasi Perkantoran

  1. William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam  buku  “Principles  of  Business  Organization  and  Operation”,

manajemen  kantor  adalah  pengarahan  menyeluruh  terhadap  kegiatan-kegiatan  seperti  transportasi,  manufakturing,  pergudangan,  dan

penjualan

  1. George R. Terry

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah

perencanaan,  pengorganisasian,  pengkoordinasian  dan  pengawasan

pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

  1. Arthur Granger

Dalam  buku  “National  Office  Management  Association  Report”,

manajemen  kantor  adalah  fungsi  dari  tata  penyelenggaraan  pelayanan

komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

  1. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai

suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang

berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun

dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

  1. W. H Evans

Dalam  buku  “Administrasi  Perkantoran  Modern”,  administrasi

perkantoran  sebagai  fungsi  yang  berkaitan  dengan  manajemen  dan

pengarahan  semua  tahap  operasi  perusahaan,  yaitu  proses  pengolahan

data, komunikasi dan memori organisasi

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat  teknis  ketatausahaan  dari  suatu  perkantoran  yang  mempunyai peranan  penting  dalam  pelayanan  terhadap  pelaksanaan  pekerjaan operatif,  penyediaan  keterangan  bagi  pimpinan  dan  juga  membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan control),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

B.Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

  1. Kegiatan Kantor
  2. Perencanaan perkantoran (office planning)

1)  Perencanaan gedung

2)  Tata ruang kantor

3)  Penerangan/cahaya

4)  Ventilasi

5)  Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7)  Anggaran (budgeting) perkantoran

8)  Standar kualitas kerja

9)  Sistem informasi dan telekomunikasi

  1. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1)  Pembagian  tugas  dan  pekerjaan  agar  lebih  efisien  dalam

organisasi/perusahaan

2)  Pemeliharaan  hubungan  kerja  yang  baik  dengan  atasan  ataupun

bawahan

3)  Penyediaan  peralatan/perlengkapan  yang  tepat,  sesuai  dengan

jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan

pekerjaan

  1. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1)  Penggunaan  teknik  yang  efektif  dalam  melakukan  pengawasan

terhadap bawahan

2)  Penggunaan  teknik  yang  efektif  dalam  memberikan  motivasi

terhadap bawahan

3)  Pemberian  bantuan  kepada  karyawan  dalam  memecahkan

masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4)  Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5)  Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar

komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6)  Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada

karyawan

  1. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1)  Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)  Kualitas pekerjaan kantor

4)  Pelayanan kantor

5)  Waktu

6)  Biaya perkantoran

  1. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
  2. Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1)  Faktor keamanan

2)  Faktor lingkungan

3)  Faktor harga

  1. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1)  Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)  Memiliki fasilitas yang memadai

3)  Harga  gedung  yang  kompetitif  (seimbang  dengan  biaya  dan

keuntungan)

  1. Peralatan

1)  Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2)  Perbekalan  kantor  (office  supplies):  kertas,  pena,  tinta  printer,

penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

  1. Interior

Adalah  tatanan  perabot/perangkat  kantor  yang  menunjang

pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,

plafon, jendela, dan hiasan kantor

  1. Mesin-mesin kantor

Disesuaikan  dengan  prosedur  kerja,  metode  kerja  dan  kebutuhan

kantor

manajemen administrasi perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Pengertian menurut para ahli

Edwin Robinson dan William Leffingwell 
“Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.”
George R. Terry  
“Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.”
Millis Geoffrey 
“Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.”
W.H. Evans 
“Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.”‘

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

  • mengetik (typing)
  • menghitung (calculating)
  • memeriksa (checking)
  • menyimpan warkat/arsip (filing)
  • menelepon (telephoning)
  • menggandakan (duplicating)
  • mengirim surat (mailing)
  • mengadakan
  • mencatat
  • menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

  • Manajemen dan pengarahan
  • Tata laksana/penyelenggaraan
  • Pelaksana secara efisien
  • Manajemen
  • Pengawasan
  • Pengendalian dan pengawasan
  • Pengarahan dan pengawasan
  • Pengarahan
  • Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

  • pegawai
  • Material perlengkapan
  • Persayaratan
  • Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

  • Kepegawaian perkantoran (office personel)
  • Metode perkantoran (office methods)
  • Perlengkapan perkantoran (office equipment)
  • Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
  • Biaya perkantoran (office costs)
  • Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

  • ruang perkantoran (office space)
  • komunikasi (communications)
  • kepegawaian kantor (office personnel)
  • perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
  • peralatan dan mesin (appliance and machine)
  • perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
  • metode (methods)
  • tata warkat (records)
  • kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu[1]:

  • Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
  • Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
  • Membantu perusahaan memelihara persaingan.
  • Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
  • Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

  1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
  2. Menginventarisasi peralatan kantor
  3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
  4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
  5. Melakukan pengadaan file .

Lihat pula

Referensi

Pranala luar

Komputer Canggih Dikendalikan Otak

Dengan teknologi terbaru, komputer dapat memahami para pengguna dengan membaca pikiran mereka. Apa yang terdengar seperti fiksi ilmiah ini sudah lolos ujicoba pertama – dalam sebuah simulator terbang.

Pilot yang duduk dalam simulator terbang dan menggunakan topi EEG (sebuah topi yang dilengkapi elektroda yang membaca aktivitas otak) sudah berhasil menerbangkan pesawat tanpa menggunakan tangan – hanya dengan membayangkan joystick dalam pikiran.

Ini tentu memicu reaksi media terkait ‘pengontrolan pikiran gaya fiksi ilmiah,’ namun aplikasi teknologi ini masih berdekade lamanya – dan itupun nantinya hanya diperuntukkan pilot-pilot penyandang cacat.

Lima tim riset yang terlibat proyek Brainflight yang didanai Uni Eropa memiliki tujuan berbeda dengan aplikasi dalam waktu dekat.

“Teknologi ini penting untuk diaplikasikan pada bidang lain – dan kemungkinan besar diaplikasikan terlebih dahulu pada sektor selain aviasi,” ujar koordinator Brainflight, Tim Fricke, kepada DW.

Menarik minat publik

Teknologi yang dikembangkan Fricke beserta timnya dapat memudahkan pekerjaan yang menggunakan komputer – dengan memberi PC akses terhadap pikiran dan perasaan pemakainya melalui antarmuka otak-komputer (BCI).

Otak manusia sebentar lagi bisa dibaca oleh komputer Otak manusia sebentar lagi bisa dibaca oleh komputer

“Kami bisa membuat antarmuka baru yang memperhitungkan lebih banyak informasi mengenai pengguna, seperti nada suara, gerakan, mimikri,” jelas periset Brainflight, Thorsten O. Zander. “Saat ini kalau saya berkomunikasi dengan sistem komputer, biasanya saya memberi perintah langsung: saya mengetik sesuatu atau menggerakkan kursor.”

Komputer belum dapat merekam rasa frustrasi pengguna ketika sesuatu tidak bekerja dengan baik, atau ketidaksabaran karena sebuah program begitu lambat. “Dengan BCI, kami bisa memberikan informasi yang hilang,” ungkap Zander. “Mesin dapat memperkirakan apakah saya sedang sibuk, apakah saya bahagia dengan situasi yang ada, apakah saya sadar ada masalah.”

Bantu dokter selamatkan nyawa

Tim Fricke mengatakan bahwa “kalau melihat dalam sejarah, berkali-kali terlihat bahwa riset aviasi telah memelopori teknologi baru.”

Bidang berbeda dapat diuntungkan oleh hasil periset Brainflight yang melekatkan elektroda pada otak seorang pilot Bidang berbeda dapat diuntungkan oleh hasil periset Brainflight yang melekatkan elektroda pada otak seorang pilot

Thorsten Zander ingin hasil riset Brainflight dimanfaatkan rumah sakit. Ia tengah mengerjakan sebuah sistem yang dapat membantu dokter bedah dalam ruang operasi menggunakan antarmuka otak-komputer. Rencananya komputer dapat memperhitungkan keadaan pikiran dokter bedah dan mengkomunikasikannya kepada para kolega.

“Apabila dokter bedah sedang berkonsentrasi tinggi, melakukan operasi yang begitu kompleks, ini akan terlihat dengan lampu kecil berwarna merah, sehingga koleganya mengetahui dan tidak melontarkan pertanyaan,” kata Zander.

Mobil berpenggerak otak

Interaksi otak-komputer bukan hanya sudah diujicoba di udara. Eksperimen monitor aktivitas otak juga telah diaplikasikan pada pengemudi mobil.

“Yang paling diminati oleh produsen mobil adalah komputer yang dapat mendeteksi ketika seseorang sama sekali tidak berkonsentrasi saat sedang mengemudi, misalnya karena mereka mengantuk,” ucap Alan Blackwell dari Departemen Ilmu Saraf di Universitas Cambridge.

Pengemudi mobil juga dipakaikan topi EEG serta konduktor kulit, namun telah ditemukan bahwa kamera yang dipasang pada dasbor dan diarahkan ke mata pengemudi merupakan teknologi yang paling cocok untuk mendeteksi rasa kantuk.

Blackwell menekankan bahwa peneliti tidak boleh terlalu gegabah. “Menurut saya membayangkan apa yang nantinya bisa dilakukan oleh teknologi bagi manusia itu penting dilakukan. Kepala boleh mengawang-awang, tapi kaki harus tetap membumi.”

Teknologi mobil terbaru bertenaga angin

Boleh saja mobil bermesin hybrid mengklaim lebih irit bahan bakar dan lebih ramah lingkungan, tapi sebenarnya teknologi hybrid tak benar-benar ramah bagi bumi ini.

www.AstroDigi.com

www.AstroDigi.com

www.AstroDigi.com

Kalau mobil bermesin hybrid masih mengaktifkan mesin konvensional berbahan bakar minyak fosil yang didukung oleh baterai, tapi untuk mobil bertenaga angin yang dikembangkan sebuah perusahaan di New York, AS, ini benar-benar tak menghasilkan emisi.

www.AstroDigi.com

www.AstroDigi.com

www.AstroDigi.com

www.AstroDigi.com

www.AstroDigi.com

Mobil bergerak dengan memanfaatkan propulsi udara yang dimampatkan.

www.AstroDigi.com

Dikembangkan oleh seorang mantan insinyur di Formula Satu yang kini bekerja di European MDI Corporation, mobil angin ini sudah siap memasuki tahap pembuatan prototipe.

Setelah melakukan serangkaian kesepakatan yang diduga dilakukan bersama Tata Motors dan sejumlah produsen otomotif Jepang, MDI baru saja memberikan lisensi teknologi anyar itu kepada Zero Pollution Motors yang berbasis di New York.

Perusahaan otomotif Amerika itu akan memproduksi mobil tenaga angin dengan kapasitas enam tempat duduk.

Bahkan pabrikan mobil ini membidik pasar Amerika dengan target harga kurang dari US$ 18.000 untuk model perdana yang akan meluncur pada 2010 ini.

Menurut Technoride, Zero Pollution akan mengembangkan mobil tenaga angin yang mampu digenjot hingga kecepatan puncak 150 km/jam dengan daya jangkau sekitar 800 mil.

pengertian Teknologi Informasi (TI)

Teknologi Informasi (TI), atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Information technology (IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh dari Teknologi Informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, TV, peralatan rumah tangga elektronik, dan peranti genggam modern (misalnya ponsel).[1]

Dalam konteks bisnis, Information Technology Association of America menjelaskan

Pengolahan, penyimpanan dan penyebaran vokal, informasi bergambar, teks dan numerik oleh mikroelektronika berbasis kombinasi komputasi dan telekomunikasi. [2] Istilah dalam pengertian modern pertama kali muncul dalam sebuah artikel 1958 yang diterbitkan dalam Harvard Business Review, di mana penulis Leavitt dan Whisler berkomentar bahwa “teknologi baru belum memiliki nama tunggal yang didirikan. Kita akan menyebutnya teknologi informasi (TI). “.[3] Beberapa bidang modern dan muncul teknologi informasi adalah generasi berikutnya teknologi web, bioinformatika, ”Cloud Computing”, sistem informasi global, Skala besar basis pengetahuan dan lain-lain.

 

 

sumber wikipedia